l’E-mail, amic o enemic de la nostre productivitat?

Quants e-mails de mitjana rebem al cap del dia?

Quant de temps emprem en gestionar les nostres comunicacions diàriament?

I quantes vegades l’estem consultant?

Estem convertint-lo en una eina productiva o improductiva, enfocada als nostres resultats empresarials?

e-mail
by Nick Youngson CC BY-SA 3.0 Alpha Stock Images

L’e-mail com a eina de comunicació o com a font d’interrupcions

Cada cop en més empreses i activitats empresarials, l’e-mail s’ha convertit en el canal predominant de comunicació, fins i tot se n’arriba a abusar desvirtuant la seva gran utilitat per a l’empresa i les seves persones, ja que és tan fàcil i ràpid d’usar que en molts cops tenim una falta de disciplina i estructura, per no parlar de la tendència indiscriminada d’enviar còpies d’e-mails a persones que tenen una relació distant amb el tema que s’hi està tractant.

Podem passar més de 2 hores al dia gestionant e-mails (tant llegint com escrivint/responent)

En molts casos, aquest temps suposa més del 20% del nostre temps diari de jornada laboral. I cóm l’aprofitem? Li traiem veritablement tot el profit que té l’eina? O ens gestiona ella a nosaltres?

Masses e-mails?
by Card karma (CC)

Gestionem dels e-mails e forma proactiva o tenim una gestió reactiva al respecte?

A l’anterior article relacionat amb la productivitat personal que apareix en aquest blog, ja fèiem esmena de la mitjana d’interrupcions que tenim al cap del dia: una part important de les 60 interrupcions diàries (de 3 minuts de mitjana cadascuna.. un total de 3 hores per dia!!!) són degudes a la gestió inadequada de l’e-mail.

L’e-mail, com a acció que podem planificar, hem de preveure quan i cóm gestionar-lo: si l’estem consultant i responent de forma continuada, segons arribin els e-mails o segons ens vingui la “necessitat” d’enviar-ne algun, amb tota seguretat estarem provocant-nos interrupcions constants en el nostre flux de treball diari, amb el que estarem dedicant molt més temps diàriament del que podem dedicar-hi si els gestionem de forma planificada o proactiva.

Planificant el temps i l’horari que dediquem al e-mail

La forma més efectiva de gestionar les nostres comunicacions via e-mail és planificar 2 o 3 blocs de temps diàriament, on llegim/consultem/responem/escrivim els e-mails necessaris. Recordem, que l’e-mail no deixa de ser una eina al nostre servei (de la mateixa manera que és la trucada de
telèfon o el WhatsApp, com a eina més nova que ha vingut per quedar-se a les nostres agendes diàries); i com a eina que és, l’hem de gestionar nosaltres de manera planificada i predefinida per aconseguir obtenir-ne els màxims resultats per a la nostra activitat i/o empresa.

L’e-mail s’ha convertit, en molts casos, en una eina reactiva de comunicació empresarial. Tenim la sensació que ens perdem alguna “cosa important” si no la consultem constantment

L’e-mail com a eina de comunicació o com a font de temps perdut per no respostes

En la majoria d’ocasions que llegim els missatges d’e-mail, els llegim ràpidament i prestant menys atenció als detalls que quan llegim documents en paper. De fet, si l’assumpte del missatge no està clar o no és concís, pot succeir que el destinatari del mateix ni tan sols obri l’e-mail per llegir-lo. Per tant, si volem comunicar correctament mitjançant l’e-mail hem de destinar un mínim de temps i atenció per assegurar que la comunicació és correcta i efectiva.

Punts clau a tenir en compte abans d’enviar un e-mail per obtenir els millors resultats

El nostre destinatari decidirà si mira o no el missatge tan sols llegint l’assumpte

  1. El missatge clau ha d’aparèixer en “l’assumpte”. Recordem, que l’assumpte o capçalera de l’e-mail és el primer que veiem en rebre’l i llegir-lo i pot determinar si el destinatari llegirà el missatge ara, més tard o mai. Per exemple: “Canvi d’horari de reunió, de les 14h a les 15h”
  2. L’assumpte ha d’incloure el que ens agradaria que el nostre destinatari fes o quan es necessita resposta per part del mateix “Idees per al nou projecte: data límit 14 de desembre”
  3. L’assumpte ha de ser tan específic com puguem. Els nostres destinataris poden estar involucrats en diverses àrees o projectes en els que treballen. Per tant, com més específic l’assumpte, millor per a la resposta del mateix e-mail; en comptes d’escriure “Actualització del projecte” podríem escriure “Actualització trimestral del projecte ABC”

L’e-mail com a eina de comunicació o com a forma d’estalviar-se xerrades en persona

Malgrat que l’e-mail és una eina de comunicació, també ha d’haver-hi moments en que s’ha de deixar a banda i comunicar cara a cara. A vegades, pot ser temptador intercanviar indefinidament missatges al respecte d’un tema amb el nostre interlocutor. Això podria ser un indicador que s’està evitant una resolució o una decisió al respecte del tema en qüestió.

Quants e-mails podem arribar a llegir/respondre sense parlar directament amb el nostre interlocutor? Quant de temps ens pot arribar a suposar aquest intercanvi indefinit?

En general, procurarem aplicar la norma d’intercanviar 4 e-mails amb el nostre interlocutor com a quantitat suficient, ja que si són necessàries tantes comunicacions, pot ser necessari plantejar-se el fet de tractar el tema en persona o per telèfon, agilitzant el temps que hi dediquem al respecte. Per últim, i no menys important, és imprescindible determinar quan començar una comunicació via e-mail o millor parlar en persona o per telèfon: és important determinar quan escriure un e-mail o quan parlar directament per tal d’agilitzar les nostres comunicacions correctament

Preferim l'email
by Tumisu (CC0)

l’E-mail com a eina de comunicació. Regles a considerar:

Tinguem en consideració les següents regles en el moment de redactar i enviar un e-mail:

  1. Afegir l’adreça just abans d’enviar l’e-mail; així ens estalviem errades en els destinataris
  2. Utilitzem els assumptes dels e-mails per descriure dates límits i sol.licituds d’accions especifiques.
  3. Escriure missatges curts. Intentem concretar tota la informació en una sola finestra, tal i com la rep el nostre destinatari en obrir el missatge que li hem enviat
  4. Si no és possible la capacitat de concreció anterior, podria ser interessant començar amb un resum de tot el missatge, per tal que el nostre interlocutor sàpiga amb una llegida ràpida tot el contingut que li aportem. A més a més, si el missatge és llarg, podem adjuntar-hi
    documents complementaris relacionats amb el tema que estem tractant
  5. Quan reenviem un missatge, comprovem si l’assumpte veritablement serà entès pel nostre nou interlocutor
  6. Revisar els destinataris a qui adrecem l’e-mail. Veritablement hem d’enviar-ho a totes les persones que pensem en un primer moment?
  7. No utilitzem l’e-mail per realitzar crítiques ni quan estiguem enfadats, ja que pot esdevenir en un eina de comunicació confusa i font de problemes (veritablement diríem allò que estem pensant/escrivint a la persona estant cara a cara? Si no ho faríem, llavor millor no escriure l’e-mail)
  8. No barregem temes, en cada missatge tan sols el relacionat amb l’assumpte, si hi han diferents assumptes haurem d’enviar diferents missatges, així ajudem al nostre interlocutor a organitzar-se i respondre millor. Molts gestors de correus actuals agrupen els missatges en converses (missatges amb el mateix assumpte) i ajuden més a gestionar la nostre informació si cuidem d’aquest aspecte.

 

 

Gerard Isern i Sabadí

Expert en eficiència individual i dels equips professionals, Coach i Mentor, Catalitzador+ de persones. Acompanyo a les persones en el procés de creixement per aconseguir la seva millor versió personal i professional, potenciant el seu focus vers l’assoliment d’Objectius i Metes SMART.

Aporto 20 anys d’experiència professional desenvolupats en l’àmbit de la empresa industrial, tant nacional com multinacional, principalment desenvolupant funcions i responsabilitats directives en les àrees d’Operacions i Gerencial.

Complemento el meu bagatge i la meva formació tècnica de base en Enginyeria Industrial amb un ampli i continu desenvolupament competencial, consolidant formacions específiques en Coaching, Intel·ligència Emocional, Lideratge i Creació d’Equips d’Alt Rendiment, Habilitats Directives, Gestió Empresarial i de les Operacions Industrials, Lean Manufacturing,… entre d’altres.

Contacte: 661 406 573 / gerard.isern@nfocus365.com