Missatges de correu que el teu client llegirà

Killing time... Foto de Elvin a Flickr
Killing time… Foto de Elvin a Flickr

Tenim pressa, sí! De vegades tot s’ha de fer en una estona de res i llavors és quan enviem aquell correu que esperen amb l’arxiu adjunt i ni una sola línia de text. Ho has fet alguna vegada segur, ho hem fet tots i no ho podem fer mai més.

T’han explicar que tot comunica veritat? I si realment tot comunica, el detall més insignificant diu qui ets, quines són les teves prioritats, com valores a clients i proveïdors i fins hi tot com et valores tu. I els correus sense ni una sola línia de text no expliquen res bo de tu.

No es tracta de parlar per parlar, ni de dir res innecessari. Vés al gra! Sempre al gra, per fer fàcil la feina dels altres, perquè allò que vols dir s’entengui bé i a la primera.

Tria bé l’assumpte del missatge

Redacta una frase breu que inclogui les dades rellevants.

  • Resum de la reunió del 12/05 sobre el pla de treball
  • Valoració i pressupost d’instal·lació de l’aire condicionat
  • Documentació i instruccions per al control horari dels treballadors

Assumptes d’aquest tipus ajuden molt a:

  • que el destinatari sàpiga abans d’obrir què s’hi trobarà, li donem així uns segons perquè centri la seva atenció en el missatge.
  • A trobar amb el cercador de l’aplicació de correu el missatge, demà o d’aquí un any.
  • A mostra ordre, sistemàtica i sensibilitat pels petits detalls, qualitats d’un bon professional.
  • A explicitar predisposició professional de servei.

Al cos del missatge, vols ser breu? Sigues breu, però correcte i clar

Escriu en paràgraf breus: un paràgraf per cada idea. Així a tu et constarà menys redactar i al destinatari li costarà menys entendre què vols dir.

Deixa espais entre els paràgraf, les separacions ajuden a veure amb claredat el text, a saltar de paràgraf en paràgraf i llegir de pressa.

El missatge ha de ser llarg? Fes-lo llarg i aplica-hi format

Si has d’escriure escriu, inclou però algun subtítol entre els paràgraf, fes servir les negretes o les mides del text, inclou algun titular que ajudi a separar les diferents idees claus.

Llistes? Son molt efectives, utilitza-les.

Les llistes puntejades o numerades son un bon recurs per ordenar el contingut, fer-lo visible i  alhora eviten incloure text poc rellevant que només té la funció de lligar els elements del text.

El nom de l’arxiu adjunt, un detall important

Adjunts dels tipus file.pdf sensetitol.doc son petites pedretes a la sabata. Crec que ens hem de preocupar també per donar un bon nom als arxius adjunts que enviem, estalviem així molta feina al destinatari, que no haurà d’obrir l’arxiu per saber que hi diu, que no el perdrà, si el descarrega en un moment d’urgència.

I perquè tanta preocupació per un simple correu?

  • Perquè som el que fem, és amb els petits detalls de la nostra feina que defensem el valor del nostre detall.
  • Perquè ens interessa que quan enviem un missatge el que el rep el llegeixi i l’entengui. Si gràcies a un bon format i una bona estructura el podem ajudar, perquè no ho hauriem de fer?
  • Perquè llegir un correu des d’un mòbil i sense centrar l’atenció al 100% és molt habitual, fem-ho més fàcil!

Bernadette Farriol

Bernadette Farriol

Entenc les TIC com una oportunitat perquè les persones ens relacionem, treballem plegades i aprenguem unes de les altres. Internet és per a mi un entorn imparable per a la comunicació i el desplegament de les humanitats i d’això treballo: facilito, ajudo i participo en la creació d’accions de comercialització digital entre persones.

Sóc copropietària i treballador de Fesomia

 

 

 

 


Entenc les TIC com una oportunitat perquè les persones ens relacionem, treballem plegades i aprenguem unes de les altres. Internet és per a mi un entorn imparable per a la comunicació i el desplegament de les humanitats i d’això treballo: facilito, ajudo i participo en la creació d’accions de comercialització digital entre persones.

Sóc copropietària i treballador de Fesomia.